SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [2/4 – Activation]

Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

• SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [1/4 – Configuration],
• SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [2/4 – Activation]  – Cet article,
• SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [3/4 – Utilisation],
• SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [4/4 – Limitations et utilisation de logiciels tiers].

Introduction

Nous allons voir dans cet article comment activer la fonctionnalité de « Site Mailbox » sur un site SharePoint.

Rassurez-vous, c’est BEAUCOUP plus simple que de configurer les serveurs 🙂

J’ajouterai quelques tests basiques de fonctionnement, qui permettent de valider l’installation, ainsi que montrer le principe d’utilisation.

Procédure

Après avoir configuré les serveurs Exchange (2013) et SharePoint (2013), il est maintenant temps d’activer le « Site Mailbox » sur le site utilisé pendant la configuration.

Le site en question, c’est celui-ci (cf. article précédent, étape 6) :

\Set-SiteMailboxConfig.ps1 -ExchangeSiteMailboxDomain spasipe.local -ExchangeAutodiscoverDomain Exchange13.spasipe.local -WebApplicationUrl https://sitemailboxes.spasipe.local

Procédure d’activation

1. Sur le site en question (salement appelé « Racine », nom qu’on va traîner tout au long de cet article …), cliquez sur « Add an app »

2. Cliquez sur « Site Mailbox »

3. L’App est créée, et une entrée « Mailbox » apparaît dans le menu

4. Un clic sur « Mailbox », et le processus de création se lance

5. Une fenêtre d’authentification s’affiche alors, notez que nous sommes bien sur le serveur Exchange.

Dans ce concept de « Site Mailbox », chaque serveur conserve bien son rôle, il n’y a pas de bricolage d’Exchange installé sur le serveur SharePoint ou autre.

6. Un petit moment pour prendre un café

7. Et la création s’achève, en vous précisant :

• Qu’il peut y avoir 30 mn de latence avant la mise à disposition du « Site Mailbox »,
• Que toutes les personnes présentes dans le groupe « Members » et « Owners » vont recevoir un mail leur notifiant la mise à disposition du « Site Mailbox ».

Côté poste utilisateur

Le hasard faisant bien les choses, l’utilisateur « bjester » est présent dans le groupe « Members » du site.

1. Connecté sur son poste (Windows 8 /  Outlook 2013), il a bien l’entrée « Racine » (C’est le nom du site utilisé plus haut) créée dans Outlook :

2. En détail, l’utilisateur a à sa disposition sa boite mail, ainsi que l’entrée « Racine » comportant :

• « Inbox » : affiche les mails,
• « Documents » : affiche les documents de la bibliothèque créée par défaut dans SharePoint.

Là encore, les rôles sont bien distincts, les mails sont gérés par Outlook et les documents par SharePoint.

Exchange ne fait « que » afficher les documents stockés dans SharePoint.

3. Côté mail reçu, 3 liens sont disponibles :

• Un lien vers le site,
• L’adresse mail associée au « Site Mailbox » – Adresse créée automatiquement,
• Un lien d’aide à l’utilisation qui envoie sur cette page.

Côté site SharePoint

1. Cliquez sur « MailBox » dans le menu de gauche

2. Vous êtes alors redirigés sur le serveur Exchange, sur la mire de connexion OWA

3. A la première connexion, saisissez vos préférences

4. Vous arrivez alors sur la boite aux lettres du site, vous pouvez tester l’envoi de mail en cliquant sur « new mail »

5. Envoyez un mail en utilisant l’adresse mail du « Site Mailbox »; cliquez sur « SEND ».

6. Le mail est bien reçu

7. De retour dans le site SharePoint, je crée une nouvelle bibliothèque « Reporting » et y ajoute 1 document.

Je modifie rapidement le menu (voir cet article) afin de placer le lien « Reporting » au même niveau que « Documents » (important pour le point suivant).

Parallèlement, j’ajoute 2 documents dans la bibliothèque « Documents ».

8. De retour sur le poste client (Outlook 2013), vous voyez au niveau de la partie « Racine » que :

• « Inbox » contient bien 1 mail,
• « Documents » contient bien 2 documents,
• Et qu’une entrée « Reporting » a été ajoutée, et contient 1 document – Pour ajouter une nouvelle entrée à ce niveau, il suffit de placer 1 lien dans la navigation de gauche du site SharePoint.

9. Si on clique sur « Documents », on retrouve bien les 2 documents, ainsi que les informations « basiques », telles que le nom, la date de modification, ou l’extraction.

Conclusion

Nous avons vu dans cet article comment rendre opérationnel un « Site Mailbox ».

Prochain article : comment utiliser ce « Site Mailbox ».