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SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [3/4 – Utilisation]


Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

Introduction

Nous allons voir dans cet article comment utiliser un « Site Mailbox ».

Je ne détaillerai ici que ce que permet de faire un « Site Mailbox », les limitations seront traitées dans le dernier article de cette série.

Il est possible d’utiliser un « Site mailbox » :

  • Depuis le site SharePoint sur lequel l’App « Site Mailbox » a été ajoutée,
  • Depuis un poste client utilisant Outlook 2013.

Le focus sera fait sur l’utilisation via Outlook 2013, étant donné la maigre intégration de la boite mail dans le site SharePoint (voir article précédent), je n’y vois pas un intérêt transcendant.

1 – Gestion des « Site mailbox »

Dans Outlook (2013), cliquez-droit sur votre boite, puis sur « Manage All Site Mailboxes ».

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Après avoir passé la mire d’authentification d’OWA vous accédez à la liste de vos « Site Mailboxes », avec la possibilité de les afficher ou non dans Outlook, de voir le nom de l’adresse mail, le site utilisé, etc

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A noter que le nombre maximal de MailBoxes pouvant être gérées dans Outlook est « by design » de 10.

2 – Envoi de mail à l’adresse du « Site Mailbox »

Lorsque vous activez la fonctionnalité de « Site Mailbox » sur un site, une adresse mail est automatiquement créée; dans mon exemple pour la collection de sites « https://sitemailboxes.spasipe.local » ayant pour titre « Racine », l’adresse mail « Racine@spasipe.local » a été créée.

La sécurité de cette MailBox est en phase avec les droits appliqués sur le site SharePoint; si vous êtes supprimé du groupe « Propriétaires » ou « Membres » du site, vos droits seront supprimés dans Exchange, et la « Site mailbox » supprimée de votre Outlook.

Vous pouvez utiliser cette adresse de messagerie comme destinataire ou en copie de vos échanges, et les mails seront automatiquement stockés dans « Inbox ».

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3 – Transfert de documents

Sur l’une de vos bibliothèques, cliquez sur un document, puis sur « Forward ».

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Un lien vers le document (et non le document lui-même …) est alors inséré dans le mail.

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4 – Transfert multiple de documents

Pour transférer plusieurs documents, drag’n droppez les documents vers un mail : les liens vers vers les documents sont alors insérés.

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5 – Enregistrement de pièces jointes ou de mails

Pour enregistrer un mail ou des pièces jointes d’un mail, drag’n droppez l’élément vers la boite ou l’une des bibliothèques.

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La pièce jointe (dans ce cas précis) est visible dans la bibliothèque via Outlook comme ayant « votreemail » comme valeur de « CHANGED BY »3

Au bout de quelques instants le champ est mis à jour avec le compte AD de l’utilisateur

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Et dans SharePoint le document est bien enregistré

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6 – Application des policies du site à la MailBox

SharePoint 2013 offre une nouvelle possibilité, à savoir créer des politiques de rétention qui seront appliquées au niveau du site, politiques qui s’appliqueront de fait à la MailBox associée.

Par exemple si vous créez la « Retention Policy » suivante, la MailBox sera supprimée au bout de 3 + 2 mois :

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7 – Ouverture du site SharePoint

Vous pouvez ouvrir le site SharePoint en cliquant sur l’un des éléments de la MailBox, puis sur « Open in Web Browser ».

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8 – Fermeture de la Mailbox

Vous pouvez fermer la MailBox en cliquant dessus, puis sur « Close NomDeLaMailBox« .

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9 – Ajout de bibliothèques

Comme vu dans l’article précédent, pour rajouter une bibliothèque dans Outlook il suffit d’ajouter dans le menu du site SharePoint un lien vers la bibliothèque concernée, et ce au même niveau que « Documents ».

10 – Gestion des problèmes liés à l’utilisation

En cas de problème d’utilisation d’un « Site mailBox » , vous recevrez un mail vous indiquant le problème rencontré.

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Conclusion

Nous avons vu dans cet article les principales fonctionnalités qu’offrent les « Site Mailboxes ».

Pour les limitations, çà se passe dans le dernier article de la série !

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