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SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [4/4 – Limitations et utilisation de logiciels tiers]


Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

Introduction

Nous allons voir dans cet article les limitations rencontrées lors de l’utilisation des « Site Mailboxes ».

J’ajouterai la présentation de 2 logiciels tiers, capables de compenser une partie de ces limitations.

1 – Impossible de remplacer un document existant

Vous ne pouvez pas remplacer un document qui existe déjà dans une bibliothèque, si vous essayez vous recevez un mail de ce genre :A

Pas vraiment  ce qu’on peut appeler « User friendly ».

2. Impossible de saisir les métadonnées / type de document lors de l’enregistrement

Il n’est pas possible, lors de l’enregistrement d’un document, de saisir ses métadonnées, ni le type de contenu à lui associer.

Lorsque vous drag’n droppez une pièce jointe dans une bibliothèque, le document est enregistré, sans aucune option.

De plus, lorsque  des métadonnées sont obligatoires, le document est quand même archivé; ici j’ai créé une colonne obligatoire « TypeDoc » sur ma bibliothèque, et quand j’y drag’n droppe le document ci-dessous, il est quand même archivé.

B

3 – Impossible de voir/modifier les propriétés d’un document

Il n’est pas possible de consulter – et encore moins de modifier – les propriétés d’un document.

4 – Les propriétés d’un document ne sont pas extraites

Comme le titre l’indique, les propriétés rattachées à un document ne sont pas extraites au moment de l’enregistrement.

5 – Pas de gestion du versioning

Lorsque le versioning est activé sur une bibliothèque, il n’est tout simplement pas géré : le document n’est pas enregistré, et vous recevez un mail vous signifiant l’échec de l’enregistrement, à l’image de celui du point 1.

6 – Les utilisateurs voient tous les documents

Lorsqu’un utilisateur n’est plus habilité à voir un document dans une des bibliothèques SharePoint, il le voit quand même depuis Outlook !

Sur le fichier suivant, l’héritage des droits a été cassé, et le groupe de l’utilisateur supprimé des autorisations.

Et pourtant depuis Outlook …

C

Par contre à l’ouverture, SharePoint reprend la main :

D

7 – Un affichage basique et non configurable

L’affichage est simple (5 colonnes affichées) et non configurable; il n’est pas non plus possible de créer un autre affichage.

E

8 – Limitation à 10 MailBoxes dans Outlook

Outlook permet l’affichage de 10 MailBoxes maximum.

9 – Les groupes d’utilisateur ne sont pas gérés

Le « Site Mailbox » ne supporte l’utilisation que d’utilisateurs, et non de groupes.

10 – Une machinerie complexe

Revenons sur les pré-requis : Exchange 2013 / SharePoint 2013 / Outlook 2013; une machinerie donc assez lourde, qui sera difficile d’envisager – tout du moins dans un futur proche – dans certaines organisations.

Logiciels tiers

Je citerai ici 2 logiciels complémentaires aux « Site MailBoxes », qui permettent (à priori – je ne les ai pas testés) de gommer les limitations citées dans cet article.

1. Colligo

Tout d’abord Colligo, produit que j’ai déjà utilisé avec les 2 versions précédentes de SharePoint.

Vous pouvez consulter le white paper associé (foncez à la page 4 pour voir ce que le produit apporte auux « Site mailBoxes »).

En voici un extrait :

26

2. OnePlaceMail

Je ne connais pas cet outil mais les fonctionnalités présentées dans le white paper sont assez séduisantes.

En résumé de ce document très fourni :

25

Disponibilité sous Office 365

Une information que je place ici car je viens de me rendre compte que j’ai omis d’en parler : cette fonctionnalité est disponible par défaut dans Office 365 Entreprise.

Merci à Benoît Hamet pour l’information – Retrouvez ici son article concernant les MailBox sur SharePoint Online.

Conclusion

Les « Site Mailboxes »  sont une fonctionnalité intéressante, mais que je trouve trop limitée en comparaison des pré-requis, notamment à cause de l’impossibilité de saisir des métadonnées ou de consulter facilement les propriétés d’un document.

Il conviendra, je pense, d’y ajouter un logiciel tiers afin d’en faire un outil adoptable/adopté par le métier.

  1. ROOS Nicolas
    février 23, 2016 à 11:08

    Article très intéressant, bravo ! Nous somme justement sur la problématique intégration SP2013 / Outlook Exchange 2013.

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