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SharePoint 2013 : Recherche – Présentation des Query Rules


Introduction

Les « Query Rules » sont une nouveauté de la recherche version SharePoint 2013.

Ils vont permettre à un administrateur SharePoint / administrateur de l’application de service de recherche / administrateur d’une collection de site / propriétaire d’un site d’améliorer les résultats de recherche, tant en terme de pertinence que de présentation.

Les « Query Rules » peuvent donc être créées à plusieurs niveaux (de l’application de service au site) et sont héritées, ce qui signifie qu’une Query Rule créée  :

  • Au niveau d’une application de service sera disponible à toutes les collections de site des applications web utilisant cette application de service,
  • Au niveau d’une collection de site sera disponible à tous les sites contenus dans cette collection,
  • Au niveau d’un site sera disponible uniquement pour ce site.

L’utilisation d’une Query Rule peut être limitée à une période donnée – Elle sera alors désactivée en dehors de cette période.

Articles liés à la recherche :

Accsè aux Query Rules

Au niveau d’une application de service :

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Au niveau d’une collection de site :

5

Au niveau d’un site :

3

Principe de fonctionnement

Le principe de fonctionnement d’une Query Rule est le suivant : dans le cadre d’un contexte et lorsqu’une condition est vérifiée, alors elle effectue l’action spécifiée si la règle est active.

Ces 4 points (contexte, condition, action et activation) sont configurables sur la page de création/modification d’une Query Rule, page accessible depuis les liens présentés au paragraphe précédent.

Créer une Query Rule

Une fois cliqué sur le lien (je choisis ici de la créer un niveau d’une collection de sites), vous arrivez sur une page qui vous demande pour quel contexte vous souhaitez configurer une règle.

1. Il est obligatoire de sélectionner une « Result Source » (au minimum « All Sources ») pour pouvoir créer une « Query Rule ».

Cliquez sur « Select a Result Source… », les choix sont les suivants :

62. Je sélectionne ici « Documents »; cliquez sur « New Query Rule » pour poursuivre.

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3. Arrivé sur la page de création, je suis averti que je me trouve au niveau d’une collection de sites, et que je peux utiliser un autre lien pour créer la règle uniquement au niveau du site.

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4. Saisissez un nom pour la règle; les paramètres saisis à l’étape suivante s’inscrivent en dessous du champ.

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Configurer le contexte

Dépliez la partie « Context », plusieurs choix s’offrent à vous :

  • Modifier les « Result Source » – Ici j’en sélectionne 2 (pour l’exemple, pour les screnshots de la suite je sélectionnerais ‘All sources »),
  • Modifier les catégories de pages « Topic »,
  • Modifier les segmentations d’utilisateur (voir cet article pour leur présentation).

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Configurer la condition

Une fois le contexte d’exécution défini, il va falloir déterminer quand la règle va être déclenchée.

1. Les différentes conditions possibles sont les suivantes (suivez ce lien pour plus de détail sur ces conditions).

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2. Par exemple, vous pouvez choisir comme condition que le mot-clé recherché doit correspondre à une entrée d’un Term Set.

Sélectionnez « Query Contains Action Term », puis cliquez sur « Import from term store ».

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3. Dépliez l’arborescence de votre MMS; ici je sélectionne un Term Set que j’ai nommé « Query Conditions ».

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4. Vous pouvez cumuler plusieurs conditions, ici j’ai au final comme condition que le mot-clé doit :

  • Etre le mot « SharePoint »,
  • Ou appartenir au Term Set défini.

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Configurer l’action

On sait désormais quand la règle va se lancer, il faut maintenant définir ce qu’elle va faire.

Et pour çà, 3 choix sont possibles :

  • Ajouter un « Promoted Result » – Une manière de mettre en avant un élément,
  • Ajouter un « Result Block » – L’équivalent d’une « Federated Search », mais incorporé aux résultats de recherche,
  • Modifier la requête à la volée.

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Cas 1 : Ajouter un « Promoted Result »

1. Cliquez sur le lien adéquat, saisissez les informations requises et cliquez sur « Save ».

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2. Le paramètre est pris en compte.

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3. Si vous validez la page, vous voyez que votre règle est bien paramétrée.

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4. Une recherche sur le mot-clé « SharePoint » affiche alors notre « Promoted Result » – Dans ce cas j’ai décoché la case dans le formulaire de création du « Promoted Result ».

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5. Car avec la case cochée çà donne çà.

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Cas 2 : Ajouter un « Result Block »

Comme son nom l’indique, un « Result Block » ajoute un … Bloc de résultats. Si, si, je vous assure.

1. Saisissez un titre, une requête (voir point 2), je choisis d’afficher un lien « More » et d’afficher ce bloc au-dessus des autres résultats.

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2. Pour paramétrer les résultats à afficher dans ce bloc, vous avez à votre disposition un outil bien pratique : le « Query Builder », que vous lancez à partir du bouton « Launch Query Builder ».

Il y a pas mal de paramétrages possibles dans cet écran, la requête que je choisis ramène 2 résultats :

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3. Lancez une requête (enfin une qui déclenche votre règle), et le bloc est bien là.

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Cas 3 : Modifier la requête à la volée

Cliquez sur le lien « Change ranked results … », et construisez une requête (Comme pour le cas 2).

Je reprends ici la même requête que précédemment, et lorsque je lance une recherche, ma requête est remplacée par celle que j’ai paramétrée (et j’obtiens donc uniquement mes 2 résultats).

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Configurer la validité

4ème et dernière étape de la configuration de la règle : sa validité.

En effet c’est ici que vous allez pouvoir définir si la règle est active, ainsi que définir un laps de temps pendant laquelle elle doit se déclencher.

Vous avez également la possibilité de définir une date à laquelle un contact doit venir jeter un n’oeil à la règle.

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Et le PowerShell ?

La gestion via PowerShell est possible,voir ce lien pour des exemples.

Désactiver et grouper des règles 

Je vous renvoie au 2ème lien dans le chapitre « Références », qui vous explique comment désactiver une règle, ainsi qu’effectuer des groupements de règles lorsque vous avez besoin d’organiser un ensemble de règles.

Conclusion

Alors personnellement, je trouve ces « Query Rule » très intéressantes; je pense notamment à la capacité de cibler une segmentation d’utilisateurs (l’utilisateur vient de tel service, c’est un homme, une femme, un panda, … – voir cet article dédié à leur présentation), ou encore la possibilité de modifier la requête à la volée.

La contrepartie que je vois, c’est l’inconsistance des résultats de recherche que peut provoquer l’utilisation de plusieurs (trop) de règles, ou encore des résultats différents observés sur différents sites au sein d’une même collection de sites.

Organiser les règles et informer les utilisateurs que des règles modifiant la recherche ont été mises en place peut alors être une bonne idée …

Références

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  1. Aucun commentaire pour l’instant.
  1. juin 14, 2013 à 12:54

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