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SharePoint 2013 : Recherche – Présentation des Query Suggestions


Introduction

Les « Query Suggestions » sont ce que leur nom indique, à savoir des suggestions qui vous sont faites lorsque vous effectuez une recherche; ces suggestions sont des termes ou des phrases que vous avez déjà utilisés ou des liens/documents que vous avez déjà consultés.

Ces suggestions apparaissent en dessous de la zone de recherche lorsque vous commencez à saisir votre terme de recherche; par exemple on me propose ci-dessous :

  • Un terme associé au mot-clé que je suis en train de saisir,
  • 2 liens que j’ai déjà consultés fréquemment, toujours en rapport avec le mot-clé que je suis en train de saisir.

1

Ces suggestions sont gérées de 2 manières :

  • Automatique : SharePoint apprend de vos recherches et construit les suggestions,
  • Manuelle : vous ajoutez ou bloquez des listes de suggestions.

Note : Pour cet article j’ai pris comme exemple des résultats de recherche issus du crawl de mon blog, mais çà fonctionne évidemment avec des documents.

Autres articles liés à la recherche :

Suggestions « automatiques » (gérées par SharePoint)

Comme je le disais en introduction, SharePoint apprend de vos recherches, et notamment des actions que vous effectuez sur les résultats de recherche.

Si vous lancez une recherche (une requête donc), et que pour cette requête :

  • Vous cliquez 6 fois ou plus sur les résultats de recherche (çà peut être 6 éléments distincts) : SharePoint va créer une suggestion pour cette requête,
  • Vous cliquez plusieurs fois (je ne les ai pas comptés précisément) sur un élément : cet élément va alors rentrer dans vos « Personal Favorites » et SharePoint va créer une suggestion pour cet élément dans la partie « You’ve seen these results before ».

Ces suggestions sont générées quotidiennement, via un timer job nommé « Prepare Query Suggestion » :

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Ce timer job utilise les informations d »utilisation stockées dans la base de données (nommée ici) « Search_Service_Application_LinkStoreDB_GUID », et dans la table « MSSQLogPageClick ».

1

Il est important de noter que ces suggestions sont gérées dans ce cas par « Result Source » et par collection de sites.

Suggestions « manuelles » (gérées par vous)

Vous (les administrateurs SharePoint) pouvez gérer les suggestions manuellement de 2 manières, via :

  • L’application de service de recherche,
  • PowerShell.

Attention : Ces 2 méthodes n’ont pas le même comportement (voir la suite et le chapitre suivant).

En résumé via l’administration centrale vous déployez sur toute la ferme alors qu’en PowerShell ce sera ciblé sur un couple SPWeb/Result Source (sans parler du fichier de suggestions dont le format diffère).

1. Pour le premier cas, cliquez sur l’application de service de recherche, puis sur « Query Suggestions »

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2. L’écran est le suivant, et est relativement simple, il est possible de :

  • Activer ou désactiver les suggestions,
  • Modifier la langue pour laquelle vous voulez configurer des suggestions,
  • Importer/Exporter la liste des termes/phrases à toujours suggérer,
  • Importer/Exporter la liste des termes/phrases à ne jamais suggérer.

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3. La mise à jour des suggestions (celles qui seront affichées ou celles qui seront bloquées) s’effectue par upload d’un fichier formaté comme ci-dessous.

(Un message subliminal pour les utilisateurs a été inséré dans les suggestions …)

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Chaque upload de fichier écrasant la liste des suggestions en cours d’utilisation, la méthode la plus « secure » est donc :

  • D’exporter le fichier,
  • De le modifier,
  • De le réuploader.

A noter une différence de taille avec la gestion « automatique » des suggestions : ici les suggestions seront déployées sur toutes les « Result Sources » et toutes les collections de site.

4. Une fois le fichier réuploadé, il n’y a qu’une opération à faire si vous voulez tester de suite, qui est ?

Forcer l’exécution du timer job « Prepare Query Suggestion », of course.

5. Résultat :

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Cas du déploiement d’une liste de suggestions via PowerShell

Dans le cas d’un déploiement par PowerShell, il est important de noter 2 points importants :

  • Le format du fichier change par rapport à une utilisation via l’administration centrale,
  • Le déploiement n’est pas global car un « Result Source » et un SPWeb doivent être renseignés.

Concernant le fichier des suggestions, il doit être composé des champs suivants, séparés par une virgule :

  • Query Text : Votre suggestion,
  • Query Count : Le nombre de fois que la requête a été exécutée,
  • Click Count : Le nombre de fois que l’utilisateur a cliqué sur un résultat lié à ce mot-clé – Important ! Car ce paramètre va influencer le positionnement de la suggestion dans la liste,
  • LCID : L’identifiant de la langue.

De plus, pour que les suggestions apparaissent, le champ « Click Count » doit avoir comme valeur au minimum 5.

1. Le cmdlet Import-SPEnterpriseSearchPopularQueries sera votre meilleur ami pour un déploiement de suggestions.

Vous avez en bas de cette page Technet les commandes à lancer pour importer un fichier de suggestions.

2. Et comme d’habitude, un lancement du timer job pour tester de suite !

Start-SPTimerJob -Identity « prepare query suggestions »

Configuration des webparts du Search Center

Autre sujet touchant les suggestions, la possibilité de modifier la configuration des webparts de recherche.

1. Concernant la webpart de recherche, vous pouvez vous référer à l’article Configure properties of the Search Box Web Part in SharePoint Server 2013 pour plus d’informations à ce sujet, mais sachez qu’il y a une partie réservée aux suggestions :

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2. Pour la webpart de résultats, c’est dans cet article que çà se passe : Configure properties of the Search Results Web Part in SharePoint Server 2013.

Comme pour la webpart de recherche, vous avez notamment la possibilité d’afficher ou non vos « Personal Favorites » :

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« Personal Favorites » qui s’affichent comme ceci dans la webpart de résultats :

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Conclusion

Ces « Query Suggestions » sont vraiment intéressantes dans cette recherche version SharePoint 2013.

On peut aisément imaginer une implémentation de suggestions guidée par les métiers, pour permettre à leurs utilisateurs de rechercher plus facilement des documents et autres d’informations.

Sans parler des blagues potaches à faire sur le SPWeb de vos collègues de l’IT !

« Je comprends pas j’ai commencé à saisir ‘doc’, il m’a proposé ‘Document avec photos compromettantes de xxxx' ».

Ah ah.

Références

  1. GNA
    octobre 22, 2014 à 5:40

    Merci pour la clarté des informations et l’aide apportée
    GNA-ABALON

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