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Test produit : SharePoint Governance Tool by Sharegate (Beta)


update

La version Beta 0.10 est désormais disponible.

Détails des améliorations sur cette version 0.10 :

1

En images (certaines remplaçant les images présentes dans la suite de cet article, rédigé avec la version Beta 0.9 de l’outil) :

  • Added Documents to the type of objects that can be found

1

 

  • Can now specify additional columns when finding

2

 

Propriétés que vous retrouvez dans les résultats de recherche :

4

  • Can now export the find results to Excel

5

  • Various bug fixes and improvements

Je confirme, le bug dans la navigation n’est plus.

[/Update]

Sharegate  vient d’annoncer la disponibilité d’un outil de gouvernance, actuellement en version Beta.

La page de l’outil est disponible à l’adresse suivante : http://en.share-gate.com/sharepoint-governance.

Installation

J’installe ici l’outil sur mon poste, quelques clics et le tour est joué; vous n’avez rien à installer coté serveur.

1

Interface

Comme on pouvait s’y attendre avec Sharegate (cf. leur logiciel de migration), l’interface est agréable à utiliser, et fonctionnelle.

2

On peut découper l’écran en 2 parties :

  • Au centre : 4 blocs permettant d’accéder aux fonctionnalités de l’outil,
  • En haut : 2 raccourcis vers les fonctionnalités et l’écran de paramétrage de l’outil.

Fonctionnalité 1 : « Find »

J’ai comme l’impression que vous vous doutez à quoi sert ce menu …

Vous pouvez chercher soit des sites soit des listes/bibliothèques, en spécifiant des conditions (ici le titre contient « a »).

A droite, vous pouvez enregistrer vos recherches, qui viendront s’ajouter à la liste déroulante et seront disponibles lors de votre prochaine visite.

4

A noter  en bas de page la liste des tâches que vous avez effectuées auparavant (recherche, édition, etc), avec possibilité d’en relancer une en cliquant dessus.

Et en cliquant sur « Show All », la liste complète des tâches s’affiche.

2014-03-03_11h25_30

Une fois la recherche lancée (bouton « Next »), sélectionnez sur quelle application web/collection de site vous souhaitez lancer la recherche.

A la première exécution de l’outil, cliquez sur le bouton « Connect », ou utilisez la fonctionnalité « Site Explorer » (voir plus bas dans l’article).

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Une option « Advanced  Selection » en bas de la page permet d’affiner le scope de la recherche, description des 3 options surlignées, de haut en bas :

  • Non sélectionné,
  • Sélectionné mais sans sa descendance,
  • Sélectionné avec sa descendance,

1

Une fois cliqué sur « Next », la page de résultats s’affiche alors, vous pouvez alors faire une sélection et cliquer sur les options « Edit » ou « Add to basket », ici grisées.

5

Fonctionnalité 2 : « Basket »

Une option « Add to basket » est disponible à plusieurs endroits dans l’outil

7

Elle permet d’ajouter des sites ou des listes/bibliothèques à une liste qui vous permettra ensuite d’effectuer des traitements en masse.

Explication en images : pendant mon utilisation de l’outil j’ai ajouté un site et 2 listes à mon « Basket ».

On note au passage :

  • Que le nombre l’éléments du Basket est toujours indiqué dans le menu du haut (fond orange),
  • Un ptit bug dans le fil d’ariane.

8

Et donc ici, si j’ai besoin d’appliquer sur mes 2 listes le même paramétrage, je les sélectionne puis clique sur « Edit ».

10

Je saisis mes paramètres et je clique sur « Apply ».

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Au bout de quelques instants mes listes apparaissent comme traitées, et vérification faite, mes modifications ont bien été appliquées.

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Fonctionnalité 3 : « Site Explorer »

Une nouvelle fois, vous vous doutez de quoi il s’agit.

Cliquez sur un des boutons « Connect »

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Puis :

  • Choisissez la cible : « On-Premises » ou « Office 365 »,
  • Saisissez l’URL d’une administration centrale ou d’un site,
  • Cliquez sur « Advanced » pour accéder aux options avancées (ici à droite de l’écran).

2014-03-03_10h35_02

Cà se connecte.

2014-03-03_10h38_47

Ls sites (ici jai connecté 1 site et 1 centrale admin.) apparaissent alors, avec différentes couleurs selon le niveau de hiérarchie (application web vs collection de sites).

A noter que les options disponibles ne sont pas les mêmes selon ces 2 cas, ici pour une application web :

1

Et pour une collection de sites :

14

Fonctionnalité 4 : « Edit Report »

Cette fonctionnalité permet de visualiser et de filtrer les tâches, ainsi que de les exporter au format Excel.

8

Ecran de paramétrage de l’outil

Cet écran (disponible via l’icône « engrenage », ici en orange), permet de définir la durée du cache, ainsi que le niveau de performance.

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Conclusion

Un outil prometteur de part ses fonctionnalités, et vraiment sympa à utiliser. Et sur mes environnements de test qui ne sont pas franchement des foudres de guerre, je n’ai pas eu à me plaindre des performances.

Cet article sera mis à jour en fonction des retours qui me seront faits et autres mises à jour de l’outil.

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Catégories :Outils, SharePoint 2013
  1. mars 3, 2014 à 7:21

    Bonjour Benoît,

    C’est superbe de voir notre petit dernier être mis à l’essai aussitôt sa sortie, je vous remercie de faire bénéficier les autres de votre test produit.

    De plus, entre autres choses, votre article m’a permis de prendre en note l’écueil du fil d’Ariane.

    Finalement, je suis heureux de voir que l’approche tout en simplicité vous a plus, nous en sommes très fiers.

    Cordialement,

    Jimmy de Santis | Coordonnateur de l’expérience client Sharegate

    • mars 3, 2014 à 7:50

      Bonjour Jimmy,

      J’ai effectivement apprécié l’ergonomie de l’outil : les tâches en bas de page, la sauvegarde des recherches, les raccourcis dans la toolbar, tout ça est bien pensé, et fluide.

      La seule chose qui me vient pour cette Beta (à part le BreadCrumb) c’est l’export Excel des résultats de recherche, qui serait vraiment appréciable (et indiquée sur le site ;)).

      Bravo à toute l’équipe !

      Benoît Jester

  2. jimmydesantis
    mars 4, 2014 à 4:52

    Bonjour Benoît,

    Je suis persuadé que les mises à jour seront à la hauteur de vos attentes. L’export Excel sera inclus très prochainement, j’espère avoir la chance de lire vos impressions sur l’évolution du produit Sharegate Gouvernance. L’équipe Sharegate est très heureuse de voir la réception plus que positive de cette version bêta qui confirme la pertinence du produit.

  3. mars 24, 2014 à 1:56

    Bonjour Benoit,

    Je voulais simplement vous annoncer la sortie de la version bêta 0.10 de Sharegate Governance. L’export Excel et la recherche au niveau des documents comptent parmi les ajouts à cette version. Je vous invite à y jeter un coup d’oeil.

    Jimmy De Santis | Coordonnateur de l’expérience client Sharegate

  4. mars 27, 2014 à 4:29

    Bonjour Jimmy,

    Merci pour l’info, je vais regarder çà ! 🙂

  1. mars 27, 2014 à 7:59

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