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SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [4/4 – Limitations et utilisation de logiciels tiers]

mars 19, 2013 1 commentaire

Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

Introduction

Nous allons voir dans cet article les limitations rencontrées lors de l’utilisation des « Site Mailboxes ».

J’ajouterai la présentation de 2 logiciels tiers, capables de compenser une partie de ces limitations.

1 – Impossible de remplacer un document existant

Vous ne pouvez pas remplacer un document qui existe déjà dans une bibliothèque, si vous essayez vous recevez un mail de ce genre :A

Pas vraiment  ce qu’on peut appeler « User friendly ».

2. Impossible de saisir les métadonnées / type de document lors de l’enregistrement

Il n’est pas possible, lors de l’enregistrement d’un document, de saisir ses métadonnées, ni le type de contenu à lui associer.

Lorsque vous drag’n droppez une pièce jointe dans une bibliothèque, le document est enregistré, sans aucune option.

De plus, lorsque  des métadonnées sont obligatoires, le document est quand même archivé; ici j’ai créé une colonne obligatoire « TypeDoc » sur ma bibliothèque, et quand j’y drag’n droppe le document ci-dessous, il est quand même archivé.

B

3 – Impossible de voir/modifier les propriétés d’un document

Il n’est pas possible de consulter – et encore moins de modifier – les propriétés d’un document.

4 – Les propriétés d’un document ne sont pas extraites

Comme le titre l’indique, les propriétés rattachées à un document ne sont pas extraites au moment de l’enregistrement.

5 – Pas de gestion du versioning

Lorsque le versioning est activé sur une bibliothèque, il n’est tout simplement pas géré : le document n’est pas enregistré, et vous recevez un mail vous signifiant l’échec de l’enregistrement, à l’image de celui du point 1.

6 – Les utilisateurs voient tous les documents

Lorsqu’un utilisateur n’est plus habilité à voir un document dans une des bibliothèques SharePoint, il le voit quand même depuis Outlook !

Sur le fichier suivant, l’héritage des droits a été cassé, et le groupe de l’utilisateur supprimé des autorisations.

Et pourtant depuis Outlook …

C

Par contre à l’ouverture, SharePoint reprend la main :

D

7 – Un affichage basique et non configurable

L’affichage est simple (5 colonnes affichées) et non configurable; il n’est pas non plus possible de créer un autre affichage.

E

8 – Limitation à 10 MailBoxes dans Outlook

Outlook permet l’affichage de 10 MailBoxes maximum.

9 – Les groupes d’utilisateur ne sont pas gérés

Le « Site Mailbox » ne supporte l’utilisation que d’utilisateurs, et non de groupes.

10 – Une machinerie complexe

Revenons sur les pré-requis : Exchange 2013 / SharePoint 2013 / Outlook 2013; une machinerie donc assez lourde, qui sera difficile d’envisager – tout du moins dans un futur proche – dans certaines organisations.

Logiciels tiers

Je citerai ici 2 logiciels complémentaires aux « Site MailBoxes », qui permettent (à priori – je ne les ai pas testés) de gommer les limitations citées dans cet article.

1. Colligo

Tout d’abord Colligo, produit que j’ai déjà utilisé avec les 2 versions précédentes de SharePoint.

Vous pouvez consulter le white paper associé (foncez à la page 4 pour voir ce que le produit apporte auux « Site mailBoxes »).

En voici un extrait :

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2. OnePlaceMail

Je ne connais pas cet outil mais les fonctionnalités présentées dans le white paper sont assez séduisantes.

En résumé de ce document très fourni :

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Disponibilité sous Office 365

Une information que je place ici car je viens de me rendre compte que j’ai omis d’en parler : cette fonctionnalité est disponible par défaut dans Office 365 Entreprise.

Merci à Benoît Hamet pour l’information – Retrouvez ici son article concernant les MailBox sur SharePoint Online.

Conclusion

Les « Site Mailboxes »  sont une fonctionnalité intéressante, mais que je trouve trop limitée en comparaison des pré-requis, notamment à cause de l’impossibilité de saisir des métadonnées ou de consulter facilement les propriétés d’un document.

Il conviendra, je pense, d’y ajouter un logiciel tiers afin d’en faire un outil adoptable/adopté par le métier.

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SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [3/4 – Utilisation]

Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

Introduction

Nous allons voir dans cet article comment utiliser un « Site Mailbox ».

Je ne détaillerai ici que ce que permet de faire un « Site Mailbox », les limitations seront traitées dans le dernier article de cette série.

Il est possible d’utiliser un « Site mailbox » :

  • Depuis le site SharePoint sur lequel l’App « Site Mailbox » a été ajoutée,
  • Depuis un poste client utilisant Outlook 2013.

Le focus sera fait sur l’utilisation via Outlook 2013, étant donné la maigre intégration de la boite mail dans le site SharePoint (voir article précédent), je n’y vois pas un intérêt transcendant.

1 – Gestion des « Site mailbox »

Dans Outlook (2013), cliquez-droit sur votre boite, puis sur « Manage All Site Mailboxes ».

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Après avoir passé la mire d’authentification d’OWA vous accédez à la liste de vos « Site Mailboxes », avec la possibilité de les afficher ou non dans Outlook, de voir le nom de l’adresse mail, le site utilisé, etc

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A noter que le nombre maximal de MailBoxes pouvant être gérées dans Outlook est « by design » de 10.

2 – Envoi de mail à l’adresse du « Site Mailbox »

Lorsque vous activez la fonctionnalité de « Site Mailbox » sur un site, une adresse mail est automatiquement créée; dans mon exemple pour la collection de sites « https://sitemailboxes.spasipe.local » ayant pour titre « Racine », l’adresse mail « Racine@spasipe.local » a été créée.

La sécurité de cette MailBox est en phase avec les droits appliqués sur le site SharePoint; si vous êtes supprimé du groupe « Propriétaires » ou « Membres » du site, vos droits seront supprimés dans Exchange, et la « Site mailbox » supprimée de votre Outlook.

Vous pouvez utiliser cette adresse de messagerie comme destinataire ou en copie de vos échanges, et les mails seront automatiquement stockés dans « Inbox ».

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3 – Transfert de documents

Sur l’une de vos bibliothèques, cliquez sur un document, puis sur « Forward ».

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Un lien vers le document (et non le document lui-même …) est alors inséré dans le mail.

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4 – Transfert multiple de documents

Pour transférer plusieurs documents, drag’n droppez les documents vers un mail : les liens vers vers les documents sont alors insérés.

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5 – Enregistrement de pièces jointes ou de mails

Pour enregistrer un mail ou des pièces jointes d’un mail, drag’n droppez l’élément vers la boite ou l’une des bibliothèques.

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La pièce jointe (dans ce cas précis) est visible dans la bibliothèque via Outlook comme ayant « votreemail » comme valeur de « CHANGED BY »3

Au bout de quelques instants le champ est mis à jour avec le compte AD de l’utilisateur

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Et dans SharePoint le document est bien enregistré

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6 – Application des policies du site à la MailBox

SharePoint 2013 offre une nouvelle possibilité, à savoir créer des politiques de rétention qui seront appliquées au niveau du site, politiques qui s’appliqueront de fait à la MailBox associée.

Par exemple si vous créez la « Retention Policy » suivante, la MailBox sera supprimée au bout de 3 + 2 mois :

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7 – Ouverture du site SharePoint

Vous pouvez ouvrir le site SharePoint en cliquant sur l’un des éléments de la MailBox, puis sur « Open in Web Browser ».

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8 – Fermeture de la Mailbox

Vous pouvez fermer la MailBox en cliquant dessus, puis sur « Close NomDeLaMailBox« .

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9 – Ajout de bibliothèques

Comme vu dans l’article précédent, pour rajouter une bibliothèque dans Outlook il suffit d’ajouter dans le menu du site SharePoint un lien vers la bibliothèque concernée, et ce au même niveau que « Documents ».

10 – Gestion des problèmes liés à l’utilisation

En cas de problème d’utilisation d’un « Site mailBox » , vous recevrez un mail vous indiquant le problème rencontré.

1

Conclusion

Nous avons vu dans cet article les principales fonctionnalités qu’offrent les « Site Mailboxes ».

Pour les limitations, çà se passe dans le dernier article de la série !

SharePoint 2013 : Les « Site mailboxes » [2/4 – Activation]

mars 8, 2013 2 commentaires

Cet article fait partie d’une série consacrée aux « Site Mailboxes » :

Introduction

Nous allons voir dans cet article comment activer la fonctionnalité de « Site Mailbox » sur un site SharePoint.

Rassurez-vous, c’est BEAUCOUP plus simple que de configurer les serveurs 🙂

J’ajouterai quelques tests basiques de fonctionnement, qui permettent de valider l’installation, ainsi que montrer le principe d’utilisation.

Procédure

Après avoir configuré les serveurs Exchange (2013) et SharePoint (2013), il est maintenant temps d’activer le « Site Mailbox » sur le site utilisé pendant la configuration.

Le site en question, c’est celui-ci (cf. article précédent, étape 6) :

\Set-SiteMailboxConfig.ps1 -ExchangeSiteMailboxDomain spasipe.local -ExchangeAutodiscoverDomain Exchange13.spasipe.local -WebApplicationUrl https://sitemailboxes.spasipe.local

Procédure d’activation

1. Sur le site en question (salement appelé « Racine », nom qu’on va traîner tout au long de cet article …), cliquez sur « Add an app »

82. Cliquez sur « Site Mailbox »

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3. L’App est créée, et une entrée « Mailbox » apparaît dans le menu

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4. Un clic sur « Mailbox », et le processus de création se lance

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5. Une fenêtre d’authentification s’affiche alors, notez que nous sommes bien sur le serveur Exchange.

Dans ce concept de « Site Mailbox », chaque serveur conserve bien son rôle, il n’y a pas de bricolage d’Exchange installé sur le serveur SharePoint ou autre.

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6. Un petit moment pour prendre un café

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7. Et la création s’achève, en vous précisant :

  • Qu’il peut y avoir 30 mn de latence avant la mise à disposition du « Site Mailbox »,
  • Que toutes les personnes présentes dans le groupe « Members » et « Owners » vont recevoir un mail leur notifiant la mise à disposition du « Site Mailbox ».

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Côté poste utilisateur

Le hasard faisant bien les choses, l’utilisateur « bjester » est présent dans le groupe « Members » du site.

1. Connecté sur son poste (Windows 8 /  Outlook 2013), il a bien l’entrée « Racine » (C’est le nom du site utilisé plus haut) créée dans Outlook :

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2. En détail, l’utilisateur a à sa disposition sa boite mail, ainsi que l’entrée « Racine » comportant :

  • « Inbox » : affiche les mails,
  • « Documents » : affiche les documents de la bibliothèque créée par défaut dans SharePoint.

Là encore, les rôles sont bien distincts, les mails sont gérés par Outlook et les documents par SharePoint.

Exchange ne fait « que » afficher les documents stockés dans SharePoint.

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3. Côté mail reçu, 3 liens sont disponibles :

  • Un lien vers le site,
  • L’adresse mail associée au « Site Mailbox » – Adresse créée automatiquement,
  • Un lien d’aide à l’utilisation qui envoie sur cette page.

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Côté site SharePoint

1. Cliquez sur « MailBox » dans le menu de gauche

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2. Vous êtes alors redirigés sur le serveur Exchange, sur la mire de connexion OWA

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3. A la première connexion, saisissez vos préférences

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4. Vous arrivez alors sur la boite aux lettres du site, vous pouvez tester l’envoi de mail en cliquant sur « new mail »

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5. Envoyez un mail en utilisant l’adresse mail du « Site Mailbox »; cliquez sur « SEND ».

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6. Le mail est bien reçu

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7. De retour dans le site SharePoint, je crée une nouvelle bibliothèque « Reporting » et y ajoute 1 document.

Je modifie rapidement le menu (voir cet article) afin de placer le lien « Reporting » au même niveau que « Documents » (important pour le point suivant).

Parallèlement, j’ajoute 2 documents dans la bibliothèque « Documents ».

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8. De retour sur le poste client (Outlook 2013), vous voyez au niveau de la partie « Racine » que :

  • « Inbox » contient bien 1 mail,
  • « Documents » contient bien 2 documents,
  • Et qu’une entrée « Reporting » a été ajoutée, et contient 1 document – Pour ajouter une nouvelle entrée à ce niveau, il suffit de placer 1 lien dans la navigation de gauche du site SharePoint.

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9. Si on clique sur « Documents », on retrouve bien les 2 documents, ainsi que les informations « basiques », telles que le nom, la date de modification, ou l’extraction.

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Conclusion

Nous avons vu dans cet article comment rendre opérationnel un « Site Mailbox ».

Prochain article : comment utiliser ce « Site Mailbox ».

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