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Office 365 : Disponiblité du « Office 365 Plan Selector Tool »

avril 11, 2014 3 commentaires

Bonne nouvelle pour ceux qui connaissent désormais par coeur les tableaux comparatifs des offres Office 365, Microsoft vient de publier un outil qui va vous simplifier la vie (tout du moins pour recommander une offre à l’un de vos clients).

Cet outil (en fait un fichier Excel) nommé  « Office 365 Plan Selector Tool » est disponible au téléchargement sur cette page et va donc vous conseiller une des offres Office 365 en fonction de quelques critères que vous aurez renseignés.

Ci-dessous la page de l’outil avec le lien de téléchargement (1) et le rappel du contexte (2).

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 Lancement de l’outil

Au lancement de l’outil, n’oubliez pas si besoin d’activer les macros (1), avant de lancer l’outil (2).

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Vous accédez alors à la liste des questions.

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Pour permettre à l’outil de vous fournir une recommendation, nous devez sélectionner au moins un service (Exchange Online, Office Desktop Apps ou SharePoint Online).

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 Génération d’une recommendation

Je choisis ici le cas d’une entreprise de taille moyenne (1) qui a uniquement besoin de SharePoint Online (2).

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En cliquant sur le bouton « Recommendation », l’outil me propose ici un Plan E1, avec le détail des fonctionnalités présentes dans cette offre.

En cliquant sur « Need more? » (1) ou « Need less? » (2), vous pouvez switcher entre les offres de gamme supérieure et inférieure.

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En cliquant ici sur  « Need more? », l’outil me montre les fonctionnalités apportées par ce nouveau plan.

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 Conclusion

Un outil intéressant pour votre choix d’offre Office 365, une chose que l’on peut lui reprocher, c’est qu’il ne soit publié que maintenant ! 🙂

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Test produit : SharePoint Governance Tool by Sharegate (Beta)

mars 3, 2014 6 commentaires

update

La version Beta 0.10 est désormais disponible.

Détails des améliorations sur cette version 0.10 :

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En images (certaines remplaçant les images présentes dans la suite de cet article, rédigé avec la version Beta 0.9 de l’outil) :

  • Added Documents to the type of objects that can be found

1

 

  • Can now specify additional columns when finding

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Propriétés que vous retrouvez dans les résultats de recherche :

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  • Can now export the find results to Excel

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  • Various bug fixes and improvements

Je confirme, le bug dans la navigation n’est plus.

[/Update]

Sharegate  vient d’annoncer la disponibilité d’un outil de gouvernance, actuellement en version Beta.

La page de l’outil est disponible à l’adresse suivante : http://en.share-gate.com/sharepoint-governance.

Installation

J’installe ici l’outil sur mon poste, quelques clics et le tour est joué; vous n’avez rien à installer coté serveur.

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Interface

Comme on pouvait s’y attendre avec Sharegate (cf. leur logiciel de migration), l’interface est agréable à utiliser, et fonctionnelle.

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On peut découper l’écran en 2 parties :

  • Au centre : 4 blocs permettant d’accéder aux fonctionnalités de l’outil,
  • En haut : 2 raccourcis vers les fonctionnalités et l’écran de paramétrage de l’outil.

Fonctionnalité 1 : « Find »

J’ai comme l’impression que vous vous doutez à quoi sert ce menu …

Vous pouvez chercher soit des sites soit des listes/bibliothèques, en spécifiant des conditions (ici le titre contient « a »).

A droite, vous pouvez enregistrer vos recherches, qui viendront s’ajouter à la liste déroulante et seront disponibles lors de votre prochaine visite.

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A noter  en bas de page la liste des tâches que vous avez effectuées auparavant (recherche, édition, etc), avec possibilité d’en relancer une en cliquant dessus.

Et en cliquant sur « Show All », la liste complète des tâches s’affiche.

2014-03-03_11h25_30

Une fois la recherche lancée (bouton « Next »), sélectionnez sur quelle application web/collection de site vous souhaitez lancer la recherche.

A la première exécution de l’outil, cliquez sur le bouton « Connect », ou utilisez la fonctionnalité « Site Explorer » (voir plus bas dans l’article).

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Une option « Advanced  Selection » en bas de la page permet d’affiner le scope de la recherche, description des 3 options surlignées, de haut en bas :

  • Non sélectionné,
  • Sélectionné mais sans sa descendance,
  • Sélectionné avec sa descendance,

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Une fois cliqué sur « Next », la page de résultats s’affiche alors, vous pouvez alors faire une sélection et cliquer sur les options « Edit » ou « Add to basket », ici grisées.

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Fonctionnalité 2 : « Basket »

Une option « Add to basket » est disponible à plusieurs endroits dans l’outil

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Elle permet d’ajouter des sites ou des listes/bibliothèques à une liste qui vous permettra ensuite d’effectuer des traitements en masse.

Explication en images : pendant mon utilisation de l’outil j’ai ajouté un site et 2 listes à mon « Basket ».

On note au passage :

  • Que le nombre l’éléments du Basket est toujours indiqué dans le menu du haut (fond orange),
  • Un ptit bug dans le fil d’ariane.

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Et donc ici, si j’ai besoin d’appliquer sur mes 2 listes le même paramétrage, je les sélectionne puis clique sur « Edit ».

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Je saisis mes paramètres et je clique sur « Apply ».

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Au bout de quelques instants mes listes apparaissent comme traitées, et vérification faite, mes modifications ont bien été appliquées.

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Fonctionnalité 3 : « Site Explorer »

Une nouvelle fois, vous vous doutez de quoi il s’agit.

Cliquez sur un des boutons « Connect »

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Puis :

  • Choisissez la cible : « On-Premises » ou « Office 365 »,
  • Saisissez l’URL d’une administration centrale ou d’un site,
  • Cliquez sur « Advanced » pour accéder aux options avancées (ici à droite de l’écran).

2014-03-03_10h35_02

Cà se connecte.

2014-03-03_10h38_47

Ls sites (ici jai connecté 1 site et 1 centrale admin.) apparaissent alors, avec différentes couleurs selon le niveau de hiérarchie (application web vs collection de sites).

A noter que les options disponibles ne sont pas les mêmes selon ces 2 cas, ici pour une application web :

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Et pour une collection de sites :

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Fonctionnalité 4 : « Edit Report »

Cette fonctionnalité permet de visualiser et de filtrer les tâches, ainsi que de les exporter au format Excel.

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Ecran de paramétrage de l’outil

Cet écran (disponible via l’icône « engrenage », ici en orange), permet de définir la durée du cache, ainsi que le niveau de performance.

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Conclusion

Un outil prometteur de part ses fonctionnalités, et vraiment sympa à utiliser. Et sur mes environnements de test qui ne sont pas franchement des foudres de guerre, je n’ai pas eu à me plaindre des performances.

Cet article sera mis à jour en fonction des retours qui me seront faits et autres mises à jour de l’outil.

Catégories :Outils, SharePoint 2013

Test produit : SPDocKit 5 (ex Documentation Toolkit for SharePoint)

janvier 8, 2014 3 commentaires

Dans sa version 5, disponible depuis le 03/12/2014, « Documentation Toolkit for SharePoint. » devient « SPDocKit ».

Cet article se base sur la version « installée » de SPDocKit :

1

[/Update]

Quelle utilisation ?

De part ses fonctionnalités, SPDocKit peut vous être utile à plusieurs niveaux :

  • Monitoring de fermes,
  • Génération de rapports d’audit (au format Word ou PDF) de votre ferme SharePoint, et ce en quelques clics,
  • Vérification de la bonne application des best practices,
  • Analyse et gestion des permissions,
  • Comparaison de 2 fermes SharePoint.

Le détail des fonctionnalités  est disponible sur le site :

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Installation de SPDocKit

L’installation sur un de vos serveurs SharePoint est simplissime; vous cliquez sur l’exécutable, vous choisissez le mode d’installation (Install ou Run – cf. première image de cet article), et c’est tout.

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Configuration

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser une base de données dédiée à SPDocKit (nécessaire pour certaines fonctionnalités).

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Utilisation

Depuis la page d’accueil, cliquez par exemple sur « Permissions Explorer » pour … Intéragir sur les permissions.

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Vous accédez alors à l’interface de l’outil; dans cette gestion des permissions :

  • (1) Sélectionnez l’élément à inspecter (de la collection des site à l’item),
  • (2) Visualisez les droits associé, et sélectionnez par exemple un utilisateur à modifier,
  • (3) Accédez aux options via un clic-droit, comme cloner cet utilisateur, ou le copier dans un autre groupe,
  • (4) Accédez aux autres fonctionnalités de SPDocKit.

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Mais souvenez-vous que …

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Best Practices

Si vous basculez sur la fonctionnalité « Best Practices », vous accédez à des best practices pré-définies, auxquelles vous pourrez rajouter les vôtres.

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Reports

Dans cette partie, vous avez à votre disposition une liste de rapports qui vous permettront, sans aucun doute, de faire un joli ménage de printemps dans votre ferme …

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Vous trouverez sur cette page des exemples de rapport d ‘audit, de rapports de permissions et de vérification des best practices.

Licences / Versions

Il y a 4 types de produit, divisés en 2 catégories distinctes  : Licence (pour les sociétés) et Souscriptions (uniquement pour les consultants), chaque produit étant disponible en édition Pro ou Ultimate.

Retrouvez la page du pricing ici.

Essai de l’outil

Vous pouvez essayez cet outil gratuitement pendant une durée de 30 jours (téléchargement ici), avec par exemple comme limitation des tableaux limités à 1 ligne dans les rapports d’audit, largement de quoi vous faire une idée.

Je vous encourage vivement à le tester, car que ce soit pour une utilisation en mode pompier ou régulière, cet outil vaut assurément le coup.

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